Rispondere a una lettera di richiamo (o di rimprovero) da parte del datore di lavoro richiede un approccio professionale e rispettoso. Ecco una struttura suggerita per redigere una risposta alla lettera di richiamo efficace e appropriata.
-Intestazione: Inizia la lettera con un’intestazione che includa il tuo nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail. Includi anche la data in cui stai scrivendo la lettera.
-Destinatario: Indica il nome del destinatario (ad esempio, il tuo supervisore o il responsabile delle risorse umane), il suo titolo e l’indirizzo dell’azienda.
-Oggetto: Scrivi un oggetto breve e preciso che indichi l’argomento della lettera (es. Risposta alla lettera di richiamo del [data del richiamo]).
-Saluto: Inizia la lettera con un saluto formale, come “Gentile Sig./Sig.ra [Cognome]” o “Gentile [Nome e Cognome]”.
-Espressione di gratitudine: Nel primo paragrafo, ringrazia il destinatario per aver portato all’attenzione la questione che ha portato al richiamo. Riconosci l’importanza di affrontare eventuali problemi sul posto di lavoro e l’opportunità di migliorare.
-Risposta ai punti sollevati: Nel corpo della lettera, rispondi ai singoli punti sollevati nella lettera di richiamo. Se ritieni che il richiamo sia giustificato, ammetti il tuo errore e spiega le ragioni che hanno portato alla situazione. Se ritieni che il richiamo non sia giustificato, presenta la tua versione dei fatti in modo chiaro e obiettivo, fornendo eventuali prove o testimonianze a sostegno della tua posizione.
-Piano di azione: Indica le misure che intendi adottare per risolvere il problema e prevenire che si ripeta in futuro. Questo dimostra il tuo impegno a migliorare e la tua responsabilità nei confronti del datore di lavoro e dei colleghi.
-Disponibilità al dialogo: Esprimi la tua disponibilità a discutere ulteriormente la questione con il destinatario, il tuo supervisore o un rappresentante delle risorse umane, se necessario. Mostra la tua apertura al dialogo e la tua volontà di lavorare insieme per risolvere il problema.
-Ringraziamento: Ringrazia il destinatario per aver preso in considerazione la tua risposta e per il tempo dedicato alla questione. Esprimiti in modo cortese e rispettoso.
-Chiusura: Chiudi la lettera con un saluto formale, come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguito dal tuo nome e dalla tua firma (se invii la lettera in formato cartaceo).
Ricorda di rileggere attentamente la lettera per correggere eventuali errori grammaticali o di battitura e di mantenere un tono rispettoso e professionale.
Esempio di risposta alla lettera di richiamo
Oggetto: Risposta alla lettera di richiamo del [data del richiamo]
Gentile Sig./Sig.ra [Cognome],
Desidero ringraziarla per aver portato all’attenzione il problema riguardante [breve descrizione del motivo del richiamo, ad esempio, il ritardo nelle consegne] nella sua lettera di richiamo datata [data del richiamo]. Riconosco l’importanza di affrontare eventuali problemi sul posto di lavoro e apprezzo l’opportunità di esprimere la mia versione dei fatti e di migliorare.
In merito al punto sollevato riguardo [descrizione del motivo del richiamo], vorrei fornire ulteriori chiarimenti. [Se ritieni che il richiamo sia giustificato, ammetti il tuo errore e spiega le ragioni che hanno portato alla situazione. Se ritieni che il richiamo non sia giustificato, presenta la tua versione dei fatti in modo chiaro e obiettivo, fornendo eventuali prove o testimonianze a sostegno della tua posizione.]
Per prevenire che questa situazione si ripeta in futuro, ho elaborato un piano di azione, che include [elenca le misure specifiche che intendi adottare, ad esempio, creare promemoria, comunicare meglio con i colleghi, partecipare a corsi di formazione]. Sono impegnato a migliorare il mio rendimento sul lavoro e a garantire un ambiente di lavoro produttivo e positivo.
Sono disponibile a discutere ulteriormente la questione con lei o con un rappresentante delle risorse umane, se ritenuto necessario. Mi auguro che, lavorando insieme, possiamo risolvere il problema e contribuire al successo dell’azienda.
La ringrazio per aver preso in considerazione la mia risposta e per il tempo dedicato a questa questione. Apprezzo la sua comprensione e il suo sostegno nel mio percorso di miglioramento professionale.
Cordiali saluti,
[Firma, se la lettera è in formato cartaceo]
[Il tuo nome]
